Organisatie van zending en werelddiaconaat in de plaatselijke gemeente
Plaats in de gemeente
Taakomschrijving
Werkplan
Op zoek naar medewerkers
Vergaderen en samenwerken
Bezinning en toerusting
Plaats in de gemeente
Meestal verzorgt de diaconie het werelddiaconaat, of heeft dit gedelegeerd aan een werkgroep werelddiaconaat of zwo-commissie. De zending wordt gedaan door een zendingscommissie, zwo-commissie of missionaire werkgroep. Vaak wordt er samengewerkt met andere groepen binnen of buiten de gemeente.
Wat is de beste organisatievorm?
De situatie kan van plaats tot plaats verschillen. De kerkorde van de Protestantse Kerk in Nederland stelt dat de kerkenraad verantwoordelijk is om commissies in te stellem om haar missionaire opdracht en haar diaconale opdracht te vervullen. Er moet afstemming zijn tussen het missionaire en diaconale werk, zonder dat het helemaal in elkaar opgaat. Ook als in een gemeente zending en werelddiaconaat door verschillende groepen worden gedaan of de diaconie deze taken uitbesteed heeft, dan dienen er goede afspraken te komen over de samenwerking tussen de verschillende groepen.
Relatie tot de kerkenraad
De zendings-, zwo- of Kerk in Actie-groep werkt in opdracht van, onder verantwoordelijkheid van en in verantwoording aan de kerkenraad. De kerkenraad stelt deze commissie in en bepaalt haar taakomschrijving. De commissie rapporteert aan de kerkenraad en in afschrift aan de diaconie. Het is verstandig om één of meer diakenen lid te laten zijn van de commissie, hoewel dit niet verplicht is volgens
de kerkorde van de Protestantse Kerk in Nederland (zie ordinantie 8, artikel 1, lid 3).
Beleidsplan van de gemeente
Volgens de kerkorde maakt iedere kerkelijke gemeente eens in de vier jaar een beleidsplan. Dit beleidsplan beschrijft de gewenste ontwikkeling van de gemeente op hoofdlijnen. De kerkenraad is hier verantwoordelijk voor en dient ook (groepen in) de gemeente daarbij te betrekken. U kunt de kerkenraad daarbij behulpzaam zijn door mee te denken over de manier waarop zending en diaconaat in het beleidsplan een plaats krijgen.
Meer weten?
Bestel het werkboek Bronnen voor beleid via de webwinkel.
Wat is de beste naam voor onze groep?
Als uw commissie zich speciaal voor het werk van Kerk in Actie inzet, adviseren we u om haar de naam Kerk in Actie-werkgroep te geven. Op deze manier laat u de verbinding zien van uw gemeente met de Protestantse Kerk in Nederland en laat u zien dat Kerk in Actie niets anders is dan het zendings- en diaconale werk van onze kerk dat mede namens u en uw gemeente wordt uitgevoerd. Omdat veel mensen Kerk in Actie kennen uit de folders, mailings of uit de media bevordert dit ook de herkenbaarheid. Let er alstublieft op dat mensen Kerk in Actie niet gaan afkorten tot ‘KIA’. Voor gemeenten waar de plaatselijke situatie doorslaggevend is kan men uiteraard afwijken van dit advies. Bijvoorbeeld in gemeenten die zowel aandacht besteden aan Kerk in Actie als aan het programma Luisterend Dienen of de GZB (Gereformeerde Zendingsbond).
terug
Taakomschrijving
Het is verstandig om spelregels af te spreken en de werkwijze van de commissie op papier te zetten.
De grote lijnen staan beschreven in het beleidsplan van de gemeente. Daarnaast zijn een taakomschrijving en een praktisch werkplan van belang. Wat kan er in een taakomschrijving staan?
Lees meer.
Wat is het nut van een taakomschrijving en een werkplan?
- De continuïteit is beter gewaarborgd.
- Er komt lijn in het werk, je voorkomt ‘hap-snap-werk’.
- Het geeft duidelijkheid: je weet waar je aan toe bent.
- Je kunt ergens op teruggrijpen.
- Je kunt jezelf controleren: hebben we geen dingen laten liggen?
- Je kunt je verantwoorden naar de kerkenraad (en de diaconie).
- Nieuwe leden krijgen makkelijker een overzicht van het werk.
- Tijdwinst: je voorkomt discussies over zaken die al zijn afgesproken.
Taakomschrijving:
- Doel, taken, samenstelling van de commissie, verantwoordingslijnen.
- Beschrijft algemene doelstellingen en taken, verwijst bijvoorbeeld naar de drieslag meeleven – financiële steun – solidair zijn.
- Staat voor lange tijd vast.
terug
Werkplan
Met de taakomschrijving als raamwerk is het handig om als groep te werken met een jaarlijks werkplan. Een werkplan geeft richting aan
wat je doet en
waarom, en stelt prioriteiten. Wat vinden we met elkaar belangrijk in het werk? Wat signaleren we? Waar willen we ons sterk voor maken? Het werkplan maakt ook duidelijk
wie voor wat verantwoordelijk is en
wanneer welke activiteiten plaats vinden. Wat kan er in een werkplan staan?
Lees meer.
Werkplan:
- Beschrijft concrete taken en activiteiten: wat, waarom, wie, wanneer.
- Geldt voor een bepaalde periode, bijvoorbeeld voor een heel jaar of een seizoen.
Aandachtspunten:
- Brainstorm eerst over mogelijke activiteiten, breng daarna pas prioriteiten aan.
- Denk vanuit ‘het gewone gemeentelid’: hoe kan die iets merken van uw werk?
- Houd rekening met het beleidsplan van uw gemeente.
- Inventariseer activiteiten die al worden ondernomen. Is er evenwicht tussen de drieslag meeleven – financiële steun – solidair zijn.
- Sluit aan bij bestaande (kerkelijke) activiteiten. Met welke groepen binnen of buiten de gemeente hebt u contact? Met welke niet? Is er bijvoorbeeld een rommelmarkt? Vraag dan of de opbrengst een keer kan worden besteed aan het werk van Kerk in Actie.
- Vergelijk welke activiteiten u onderneemt en welke u graag zou willen doen.
- Maak keuzes. U hoeft niet alles te doen. Stel prioriteiten en overvraag uzelf en de gemeente niet. Een jaarthema (bv. ‘getuigen’, ‘vluchtelingen´ of ´Zambia´) of het gericht werken met een partner of project via Kerk in Actie Interactief kan als rode draad dienen bij de keuze van activiteiten en doelgroepen.
Evaluatie
Aan het eind van een belangrijke activiteit of seizoen is het leerzaam om een evaluatie te houden. U kunt het werk bespreken aan de hand van vragen als:
- Wat wilden we bereiken?
- Wat is er van terechtgekomen?
- Wat ging er goed en waarom?
- Wat is niet gelukt en waarom niet?
- Wat vonden we leuk?
- Hoe verliep de samenwerking?
- Kon iedereen tot zijn recht komen?
- Wat hebben we ervan geleerd?
- Hoe gaan we verder?
Zo leidt de evaluatie naar een bijstelling van de plannen en naar een nieuw werkplan. Een goede evaluatie is goed bestede tijd!
Jaarverslag
Het jaarverslag is een bijzondere en publieke vorm van evalueren: door het opstellen van een jaarverslag kan de commissie verslag uitbrengen aan de kerkenraad, de diaconie en de hele gemeente.
terug
Op zoek naar medewerkers
Tips om nieuwe medewerkers te vinden:
- Sommige gemeenten hebben een vacaturebank. Maak daar gebruik van.
- Publiceer in het kerkblad dat u mensen zoekt.
- Benader mensen persoonlijk. Kijk ook rond buiten de kring van bekenden.
- Vraag bekenden of zij mensen weten voor de commissie. Mochten zij ‘nee’ zeggen, dan kunt u hen weer vragen of zij nog mensen kennen etc.
- Als iemand aarzelt, nodig hem of haar dan uit om een keer als gast bij de vergadering te komen om kennis te maken.
- Vertel helder en eerlijk hoeveel tijd (in avonden of dagdelen) de taak kost en voor hoe lang deze geldt.
- Tenslotte kunt u mensen ook voor een éénmalige of kortlopende taak vragen, zonder dat ze vast lid hoeven te worden van de commissie. Zo kunt u complete projectgroepen vormen.
Nieuwe leden inwerken
- Laat hen een tijdje ‘meelopen’ met een commissielid
- Laat hen vooraf een aantal vergaderingen bijwonen
- Laat hen introductiegesprekken met enkele leden hebben
- Stel een ‘mentor’ aan om vragen aan te stellen.
- Vertel waar ze terecht kunnen voor aanvullende ondersteuning.
Afscheid nemen
Ook als mensen afscheid nemen uit de commissie kunt u van uitzwaaigesprekken veel leren hoe het werk in de commissie is bevallen.
Meer informatie
Bestel het
werkboek Werven begeleiden en uitzwaaien.
terug
Vergaderen en samenwerken
Aandachtspunten bij vergaderingen:
- Bereid u goed voor op een vergadering
Het moderamen (voorzitter, secretaris en penningmeester) stelt de agenda op, neemt de ingekomen stukken door en evalueert de uitvoering van de besluiten die op de vorige vergadering genomen zijn.
- Werk met een jaarplanning
Uit het werkplan rollen vanzelf de agendapunten.
- Nodig de leden op tijd uit voor de vergadering
en stuur ze een uitnodiging met agenda en de benodigde bijlagen, zodat ze zich op de vergadering kunnen voorbereiden.
- Een goede voorzitter
- Leidt elk agendapunt kort in.
- Zorgt dat leden in discussie bij het onderwerp blijven.
- Zorgt dat iedereen zijn of haar mening durft te geven.
- Mengt zichzelf zo laat mogelijk in de discussie.
- Vast de discussie samen en formuleert genomen besluiten.
- Bewaakt de (eind)tijd.
- Maak een besluitenlijst
Verspreid deze snel na de vergadering onder de leden.
Meer weten? Gemeenteadviseurs van de Protestantse Kerk geven
de Cursus Vergaderen.
Samenwerking in de commissie
Een commissie moet een team zijn. Probeer het werk over alle leden te verdelen, gebruik makend van ieders capaciteiten, mogelijkheden en contacten. Dat bevordert het teamverband en stimuleert de betrokkenheid bij de groep.
Wat te doen bij conflicten?
Mochten zich conflicten voordoen die niet door een goed gesprek in de groep kunnen worden opgelost, dan is het verstandig de zaak tijdig voor te leggen aan de kerkenraad, die zonodig deskundige hulp kan inschakelen, bijvoorbeeld een gemeenteadviseur van de Protestantse Kerk in Nederland. Meer weten over conflicthantering? Kijk op
www.churchmediation.nl.
terug
Bezinning en toerusting
Bezinning
Ga onderling het gesprek aan over uw motivatie, wat u gaande houdt, wat u inspireert.
Toerusting: vergroot uw kennis van zaken.
- Enkele leden kunnen dit voorbereiden en zonodig een deskundige van buitenaf inschakelen.
- Door in uw eigen commissie inhoudelijke thema’s te bespreken oefent u al doende in het geven van voorlichting tijdens kerkdienst of gemeenteavond.
- Bezoek cursussen en voorlichtingsavonden.
- Vraag advies aan Kerk in Actie of de gemeenteadviseur.
terug